Einkauf und Materialwirtschaft

Der Einkauf des HHLA-Konzerns ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert. Der HHLA-Konzerneinkauf unterstützt die Konzernstrategie durch ein professionelles Management der Beschaffungsaktivitäten. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Life Cycle Costs auszeichnet.

Der strategische Einkauf unterstützt und berät die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden. In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden die Marktentwicklungen bzgl. neuer Technologien, Innovationen und die Servicefähigkeit spezifischer Lieferanten berücksichtigt. In diesem Zusammenhang stellt der Einkauf sicher, dass alle Konzernvorgaben für die Beschaffungsprozesse laut Rahmenrichtlinie eingehalten werden. Die Vorgaben sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbindlich.

Zur Entwicklung von zukunftsfähigen Lösungen für die Hafeninfrastruktur setzt die HHLA unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und ökologischen Aspekten weiter auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Lieferanten. Produkte, Anlagen und Prozesse werden systematisch weiterentwickelt, um den Grad der Digitalisierung zu erhöhen. Bei der Auswahl der Partner wird auf Zuverlässigkeit, Qualität, Innovationskraft, Kostenstruktur, wirtschaftlicher Stabilität, Nachhaltigkeit und Compliance geachtet. Die Erfüllung der Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. Jeder Lieferant durchläuft diesen Prozess, speziell bei der Aufnahme neuer potenzieller Lieferanten. In der Folge ermöglicht dies auch eine kontinuierliche interne Bewertung. Die strategischen Lieferanten werden von den Bedarfsträgern und Fachabteilungen jährlich bewertet. In diese Bewertungen fließen sowohl Erfahrungen bei Erstkontakten ein als auch Informationen über Projektbeschaffungen und -verlauf.

Für die Deckung des täglichen Bedarfes wird die Automatisierung der Einkaufsprozesse weiter vorangetrieben. So konnten im Berichtszeitraum 25,2 % (im Vorjahr: 15,5 %) aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert über die E-Procurement-Systeme abgewickelt werden. Dies dient der Straffung der Prozesse und sichert einen unbürokratischen Ablauf sowie die Einhaltung der Prozessstandards. Durch die konsequente Fortführung der Optimierungsmaßnahmen und Automatisierungen besteht für das Jahr 2019 das Potenzial, bei weiteren 14,7 % der verantworteten Prozesse die Effizienz zu steigern oder sie zu automatisieren. Durch diese Schritte ist es möglich, die strategische Ausrichtung des Einkaufs weiter auszubauen.

Die Lieferketten der HHLA umfassen sowohl Investitionsgüter (wie Hafenumschlagsgeräte) als auch Verbrauchsgüter und sonstige Dienstleistungen (wie Instandhaltungen). Die Lieferanten stammen zum überwiegenden Teil aus Deutschland und aus Ländern innerhalb Europas. Das Beschaffungsvolumen verteilte sich 2018 konzernweit zu 51,0 % auf die Warengruppe Anlagen und Energie, zu 21,5 % auf den Bereich Informationstechnologie (IT), zu 18,0 % auf Bau sowie zu 9,5 % auf Instandhaltung (Ersatzteile, Reparatur und Betrieb). Das verantwortete Einkaufsvolumen beträgt in Summe rund 294 Mio. €.

Ein wesentliches Projekt im Jahr 2018 war die Überprüfung der bestehenden Strukturen, Abläufe und Beschaffungskonzepte im Einkauf. Hierbei ist der Bereich durch einen externen Partner unterstützt worden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Einkaufs wurden mit der Bildung von Projektgruppen eng in diesen Prozess eingebunden und gestalteten für die Themen Digitalisierung, Schulungskonzept, Kennzahlensysteme und Katalogmanagement die Anforderungen an die Einkaufsorganisation der HHLA. So werden das bestehende Wissen und die Erfahrungen optimal genutzt. Erste Ergebnisse aus dieser Arbeit sind bereits implementiert und resultieren zum Beispiel in einer Stärkung der Eigenverantwortung.

Auf Basis dieser Ergebnisse wird an der Optimierung der Prozesse und Ausgaben weitergearbeitet, wozu Einkaufsinitiativen mit verschiedensten Zielsetzungen definiert worden sind. Die Konzernbereiche werden noch stärker in die Beschaffungsabläufe integriert und die Zusammenarbeit zwischen den internen Kunden intensiviert. Inhaltlich geht es um die Optimierung der Beschaffungskosten, die Steigerung der Effizienz durch die Optimierung des Warengruppen- und des Vertragsmanagements sowie die Überprüfung und Harmonisierung der genutzten IT-Systeme. Die Harmonisierung dient dazu, einen von der Bedarfsentstehung bis zur Zahlung integrierten Prozess zu verwirklichen (P2P – Purchase-to-Pay).

Darüber hinaus leistet der Einkauf seinen Beitrag zur Internationalisierung des Konzerns, indem die ausländischen Gesellschaften durch konkrete Serviceleistungen unterstützt werden. Ziele sind u.a. die Angleichung der Strukturen und die Nutzung von Bündelungseffekten zu ermöglichen sowie auf breiter Basis den Einsatz vorhandener IT-Systeme anzubieten. Aus Einkaufssicht soll insbesondere die Marktposition der Einzelgesellschaften gestärkt werden.