Einkauf und Materialwirtschaft

Der Einkauf des HHLA-Konzerns ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert. Der HHLA-Konzerneinkauf unterstützt die Konzernstrategie durch ein professionelles Management der Beschaffungsaktivitäten. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Life Cycle Costs auszeichnet.

Der strategische Einkauf unterstützt und berät die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden. In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden die Marktentwicklungen bzgl. neuer Technologien, Innovationen und die Servicefähigkeit spezifischer Lieferanten berücksichtigt. In diesem Zusammenhang stellt der Einkauf sicher, dass alle Konzernvorgaben für die Beschaffungsprozesse laut Rahmenrichtlinie eingehalten werden. Die Vorgaben sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbindlich.

Zur Entwicklung von zukunftsfähigen Lösungen für die Hafeninfrastruktur setzt die HHLA unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und ökologischen Aspekten weiter auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Lieferanten. Produkte, Anlagen und Prozesse werden systematisch weiterentwickelt, um den Grad der Digitalisierung zu erhöhen. Bei der Auswahl der Partner wird auf Zuverlässigkeit, Qualität, Innovationskraft, Kostenstruktur, wirtschaftliche Stabilität, Nachhaltigkeit und Compliance geachtet. Die Erfüllung der Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. Jeder Lieferant durchläuft diesen Prozess, speziell potenzielle neu aufzunehmende Lieferanten. In der Folge ermöglicht dies auch eine kontinuierliche interne Bewertung. Die strategischen Lieferanten werden von den Bedarfsträgern und Fachabteilungen jährlich bewertet. In diese Bewertungen fließen sowohl Erfahrungen bei Erstkontakten ein als auch Informationen über Projektbeschaffungen und -verlauf. Als Weiterentwicklung werden die Angaben in einem neuen Kennzahlen-Cockpit verarbeitet, das unter anderem als wesentlicher Bestandteil zur Vorbereitung von Verhandlungen dient.

Für die Deckung des täglichen Bedarfes wird die Automatisierung der Einkaufsprozesse weiter vorangetrieben. So konnten im Berichtszeitraum 32,9 % (im Vorjahr: 25,2 %) aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert über die E-Procurement-Systeme abgewickelt werden. Dies dient der Straffung der Prozesse und sichert einen unbürokratischen Ablauf sowie die Einhaltung der Prozessstandards. Durch die konsequente Fortführung der Optimierungsmaßnahmen und Automatisierungen besteht auch für das Jahr 2020 weiteres Automatisierungspotenzial. Durch diese Schritte ist es möglich, die strategische Ausrichtung des Einkaufs weiter auszubauen.

Die Lieferketten der HHLA umfassen sowohl Investitionsgüter (wie Hafenumschlaggeräte) als auch Verbrauchsgüter und sonstige Dienstleistungen (wie Instandhaltungen). Die Lieferanten stammen zum überwiegenden Teil aus Deutschland und aus Ländern innerhalb Europas. Das Beschaffungsvolumen verteilte sich 2019 konzernweit zu 29,2 % auf die Warengruppe Anlagen und Energie, zu 14,5 % auf den Bereich Informationstechnologie (IT), zu 26,7 % auf Bau, zu 13,9 % auf Instandhaltung (Ersatzteile, Reparatur und Betrieb) und zu 15,7 % auf weitere indirekte Dienstleistungen. Das verantwortete Einkaufsvolumen beträgt in Summe rund 198 Mio. €.

Auch außerhalb des verantworteten Beschaffungsvolumens konnte der Einkauf durch sein Know-how bei Beschaffung unterschiedlichster Großgeräte und Anlagen zu signifikanten Optimierungen beitragen.

Ein 2018 begonnenes Projekt zur Optimierung der strategischen Ausrichtung des Bereiches wurde konsequent fortgeführt. Hierbei wird der Bereich weiterhin durch einen externen Partner unterstützt. Nach der Überprüfung der bestehenden Strukturen und Abläufe 2018 wurde für das Jahr 2019 der Schwerpunkt auf die konzernweite Harmonisierung und Restrukturierung von ausgewählten Beschaffungsprozessen gelegt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Einkaufs arbeiten mit den Beratern in verschiedenen Projektgruppen an der Erreichung der gesetzten Ziele. Mit einem Konzept für kontinuierliche Trainings- und Schulungsmaßnahmen, das alle Beschäftigten des Bereichs einbezieht und die differenzierten Anforderungen berücksichtigt, werden das Wissen und die Erfahrungen optimal genutzt, gefördert und erweitert.

In Bezug auf die definierten Initiativen soll hier beispielhaft auf die laufende Optimierung der Beschaffung von Kraftstoffen verwiesen werden: Die Prozesse und Bezugskosten werden durch ein VMI-Konzept (Vendor Managed Inventory) nachhaltig verbessert.

Ein weiteres Ergebnis des Programms ist ein Instrument zur Darstellung und Ausweisung des durch den Einkauf geleisteten Wertbeitrags, das von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbst entwickelt und im Bereich etabliert wurde. Mit diesem Instrument wurden die Ergebnisse der wichtigsten Beschaffungsvorhaben dokumentiert.