Einkauf und Materialwirtschaft

Der Einkauf des HHLA-Konzerns ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert. Der HHLA-Konzerneinkauf unterstützt die Konzernstrategie durch ein professionelles Management der Beschaffungsaktivitäten. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Lebenszykluskosten auszeichnet.

Die Lieferketten der HHLA umfassen sowohl Investitionsgüter (wie Hafenumschlaggeräte) als auch Verbrauchsgüter und sonstige Dienstleistungen (wie Instandhaltungen). Die Lieferanten stammen zum überwiegenden Teil aus Deutschland und aus Ländern innerhalb Europas.

Der strategische Einkauf unterstützt und berät die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden. In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden die Marktentwicklungen bzgl. neuer Technologien, Innovationen und die Servicefähigkeit spezifischer Lieferanten berücksichtigt. In diesem Rahmen stellt der Einkauf sicher, dass alle Konzernvorgaben für die Beschaffungsprozesse laut Rahmenrichtlinie eingehalten werden. Die Vorgaben sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbindlich.

Zur Entwicklung von zukunftsfähigen Lösungen für die Hafeninfrastruktur setzt die HHLA unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und ökologischen Aspekten weiter auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Lieferanten. Produkte, Anlagen und Prozesse werden durch die Möglichkeiten der Digitalisierung systematisch weiterentwickelt.

Bei der Auswahl der Partner wird auf Zuverlässigkeit, Qualität, Innovationskraft, Kostenstruktur, wirtschaftliche Stabilität, Nachhaltigkeit und Compliance geachtet. Die Erfüllung der Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. Jeder Lieferant durchläuft diesen Prozess, speziell potenzielle, neu aufzunehmende Lieferanten. In der Folge ermöglicht dies auch eine kontinuierliche interne Bewertung. Die strategischen Lieferanten werden von den Bedarfsträgern und Fachabteilungen jährlich bewertet. In diese Bewertungen fließen sowohl Erfahrungen bei Erstkontakten ein als auch Informationen über Projektbeschaffungen und -verlauf. Diese Informationen fließen in ein Kennzahlen-Cockpit, das wesentliche Daten und Fakten eines Lieferanten bereitstellt und als Bestandteil des Lieferantenmanagements zur Vorbereitung von Verhandlungen und Jahresgesprächen genutzt werden kann.

Das verantwortete Beschaffungsvolumen verteilte sich 2020 konzernweit zu 35,7 % auf die Warengruppe Anlagen und Energie, zu 14,3 % auf den Bereich Informationstechnologie (IT), zu 28,6 % auf Bau, zu 13,0 % auf Instandhaltung (Ersatzteile, Reparatur und Betrieb) und zu 8,4 % auf weitere indirekte Dienstleistungen. Das verantwortete Einkaufsvolumen beträgt in Summe rund 197 Mio. €.

Im Rahmen der 2018 gestarteten umfangreichen Neuausrichtung des Bereiches und der kontinuierlichen Fortsetzung des Prozesses, in das die Mitarbeiter des Bereiches eng eingebunden sind, ergaben sich im Bereich des Warengruppenportfolios notwendige Anpassungen. Zur Jahresmitte wurde ein umfangreiches Projekt zur Überarbeitung der bestehenden Warengruppen aufgesetzt. Ergebnis ist, dass künftig drei Hauptwarengruppen bestehen, für die die Verteilung der Beschaffungsvolumina ausgewiesen wird. Diese sind die Bereiche Technischer Einkauf (im Wesentlichen aus den vorher bestehenden Bereichen Anlagen & Energie und Instandhaltung gebildet), Baueinkauf sowie Informationstechnologie (IT) und indirekter Einkauf. Für 2020 ergibt sich daher analog zu den bisherigen Hauptwarengruppen folgende Verteilung des verantworteten Einkaufsvolumens: 48,8 % auf die Warengruppe Technischer Einkauf, 28,7 % auf den Bereich Bau und 22,5 % auf den Bereich IT und indirekter Einkauf.

Für die Deckung des täglichen Bedarfes wird die Automatisierung der Einkaufsprozesse weiter vorangetrieben. So konnten im Berichtszeitraum 48,1 % (im Vorjahr: 32,9 %) aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert über die Systeme abgewickelt werden. Dies dient der Straffung der Prozesse und sichert einen unbürokratischen Ablauf, sowie die Einhaltung der Prozessstandards. Durch die konsequente Fortführung der Optimierungsmaßnahmen und Automatisierungen besteht auch für das Jahr 2021 weiteres Automatisierungspotenzial, welches unter anderem dadurch erreicht werden soll, dass das aktuelle E-Procurement-System durch ein zeitgemäßes Tool abgelöst wird.

Im Bereich der Prozessautomatisierung konnte bei der Treibstoffversorgung ein 2019 begonnenes Projekt abgeschlossen werden. Gesellschaftsübergreifend wurden Prozesse, Bedarfsmengen und Lieferantenstrukturen detailliert analysiert und neu strukturiert. Der Prozess der Beschaffungen wurde auf ein VMI-Konzept (Vendor Managed Inventory) umgestellt, was bedeutet, dass der Lieferant die Verantwortung für die Bestände übernimmt und Lieferungen eigenständig koordiniert. Neben einer Senkung der Beschaffungskosten konnte durch die Überarbeitung der Abläufe eine Verschlankung und Automatisierung erreicht werden, was in der Folge eine Senkung der Prozesskosten bewirkt.

Nachdem sich der Einkauf in den Jahren 2019 und 2020 im Wesentlichen auf die Optimierung der wichtigsten Beschaffungsthemen konzentriert hat, wird der Fokus 2021 beschaffungsseitig weiter auf der Modellierung der gesamten Prozesskette und der strategischen Ausrichtung liegen. Im Zentrum stehen die Themen Warengruppen- und Lieferantenmanagement. Prozesstechnisch liegt das Hauptaugenmerk auf der Neustrukturierung der Investitionsgüterbeschaffung sowie der Beschaffung indirekter Güter und Dienstleistungen.