Einkauf und Materialwirtschaft

Der Einkauf des HHLA-Konzerns ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert. Vorrangiges Ziel ist die Bündelung und Harmonisierung von Einkaufsprozessen, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden. Dabei fokussiert sich der Einkauf auf die Vereinheitlichung der Lieferantenbasis zur Gewährleistung einer zuverlässigen und termingerechten Versorgung mit Industriegütern, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Dienstleistungen und sonstigen Produkten unter Kosten-, Qualitäts- und Nachhaltigkeitsaspekten. In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden die Marktentwicklungen bzgl. neuer Technologien, Innovationen und die Servicefähigkeit spezifischer Lieferanten berücksichtigt.

Der Einkauf wirkt aktiv darauf ein, die Konzernvorgaben und -richtlinien für Einkaufsprozesse zu überprüfen, anzupassen und für deren verbindliche Einhaltung zu sorgen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Einkaufs sind dem HHLA-Verhaltenskodex verpflichtet. Die Einhaltung dieser Vorgaben wird u. a. durch die Compliance-Rate und die Bestellanforderungsquote (BANF-Quote) geprüft. Die Compliance-Rate misst den Anteil der Beschaffungsvorhaben, die über den Bereich Einkauf realisiert wurden. Im Jahr 2016 lag diese bei 95,2 % (im Vorjahr: 94,5 %). Die BANF-Quote, die den Anteil der Anforderungen angibt, die regelkonform über das genutzte Warenwirtschaftssystem SAP eingingen und freigegeben wurden, lag 2016 mit 99,6 % in etwa auf Vorjahresniveau (im Vorjahr: 99,7 %). Die Automatisierung von Einkaufsprozessen und somit die Gestaltung effizienter, transparenter und einheitlicher Prozessabläufe war auch 2016 ein zentrales Ziel in der Beschaffung. So konnten im Berichtszeitraum rund 14 % (im Vorjahr: rund 13 %) aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert über die E-Procurement-Systeme abgewickelt werden. Vor dem Hintergrund einer zielgerichteten Realisierung der Beschaffungsaktivitäten bei gleichzeitiger Optimierung der Lieferantenbasis waren im Geschäftsjahr 2016 ebenso wie im Vorjahr weder auf Konzern- noch auf Segmentebene materielle Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten zu verzeichnen. Ebenso waren im Berichtszeitraum keine Lieferengpässe zu verzeichnen. Das Beschaffungsvolumen verteilte sich 2016 konzernweit zu 44,5 % auf die Warengruppe Anlagen und Energie, 22,5 % auf Bau, 14,0 % auf Instandhaltung (Ersatzteile, Reparatur und Betrieb) sowie 19,0 % auf den Bereich Informationstechnologie (IT).

Um die Realisierung von Ausbau- und Modernisierungsprojekten und die damit verbundene termingerechte Beschaffung von Anlagegütern, Betriebsstoffen und Ersatzteilen zu gewährleisten, wird die strategische und partnerschaftliche Einbindung der Lieferanten in die Entwicklung und Optimierung von Produkten, Anlagen und Prozessen unter Berücksichtigung wettbewerbsrechtlicher Vorgaben systematisch weiterentwickelt. Im Vordergrund stehen dabei die Analyse und die Bewertung der Lieferantenbeziehungen hinsichtlich Zuverlässigkeit, Qualität, Innovationskraft, Kostenstruktur, wirtschaftlicher Stabilität und Compliance. Zur Unterstützung wird dazu 2017 ein IT-basiertes Lieferantenmanagement implementiert. Die Registrierung der Lieferanten erfolgt über ein Internetportal, das mittels Fragebögen z. B. Angaben über Arbeitsschutz, Nachhaltigkeit und Compliance abfragt. Alle Inhalte sind dabei sowohl mit dem Einkauf als auch mit den Fachabteilungen abgestimmt und werden im Anschluss ausgewertet. Dabei können bestimmte Kriterien zum Ausschluss der Lieferanten führen, beispielsweise Einträge im Landeskorruptionsregister, Insolvenzverfahren, die Unterschreitung des Mindestlohns oder Einschränkungen bei der Geschäftstätigkeit (fehlende Lizenzen etc.).

Die Registrierung ist für alle Lieferanten verbindlich, die sich im Rahmen von Ausschreibungen, Marktanfragen oder Eigenmotivation neu bei der HHLA bewerben. Bereits bestehende Lieferanten aus dem unternehmenseigenen Pool werden sukzessive aufgefordert, den Registrierungsprozess zu durchlaufen. Hierbei erfolgt eine Priorisierung nach strategischer Bedeutung der Lieferanten in Abhängigkeit von Umsatz, Markt und/oder Produkt- und Leistungsspektrum.

In der Folge ermöglicht ein nachgelagertes Lieferantenmanagement eine kontinuierliche interne Bewertung. Die strategischen Lieferanten werden von den Bedarfsträgern und Fachabteilungen jährlich bewertet. In diese Bewertungen fließen Erfahrungen bei Erstkontakten ein, auch Projektbeschaffungen und -verlauf werden bewertet und dokumentiert. Inhalte und Umfang der Bewertungskriterien werden kontinuierlich anhand gesetzlicher Grundlagen, Unternehmensrichtlinien und -vorgaben sowie ihrer Bedeutung für die Leistungserbringung geprüft und angepasst.

Ein weiteres wesentliches Vorhaben war die Einführung einer elektronischen Vergabeplattform. Mit Inkrafttreten der Novelle des Vergaberechts im April 2016 hat der Einkauf eine elektronische Vergabeplattform in Betrieb genommen, deren Einführung erst im April 2018 verbindlich ist. Mit dieser Plattform können zum einen die Vergabeprozesse im Einkauf vereinheitlicht und transparent dokumentiert sowie Prozessqualität, -sicherheit und -effizienz deutlich gesteigert werden. Zum anderen bietet das elektronische Verfahren den Bietern umfänglichen Mehrwert im Hinblick auf die Verfahrenssicherheit innerhalb einer internetgestützten Plattform sowie auf die Gewährleistung des Wettbewerbs im Verfahren selbst. Die frühzeitige Einführung gibt Lieferanten die Möglichkeit, sich rechtzeitig auf das neue Verfahren vorzubereiten und einzustellen.