Einkauf und Materialwirtschaft

Der Einkauf des HHLA-Konzerns ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert. Der HHLA-Konzerneinkauf unterstützt die Konzernstrategie durch ein professionelles Management der Beschaffungsaktivitäten. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Lebenszykluskosten auszeichnet.

Die Lieferketten der HHLA umfassen sowohl Investitionsgüter (wie Hafenumschlaggeräte) als auch Verbrauchsgüter und sonstige Dienstleistungen (wie Instandhaltungen). Die Lieferanten stammen zum überwiegenden Teil aus Deutschland und aus Ländern innerhalb Europas.

Der strategische Einkauf unterstützt und berät die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden. In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden die Marktentwicklungen bzgl. neuer Technologien, Innovationen und die Servicefähigkeit spezifischer Lieferanten berücksichtigt. Nach weitgehendem Abschluss der Transformation des Bereiches ist der Einkauf als strategischer Partner im Konzern etabliert und übernimmt durch frühzeitige Einbindung bei Beschaffungsvorhaben eine wertschöpfende Supportfunktion und Expertenrolle für Markt-, Lieferanten- und Innovationsentwicklungen. In diesem Rahmen stellt der Einkauf sicher, dass alle Konzernvorgaben für die Beschaffungsprozesse laut Rahmenrichtlinie eingehalten werden. Die Vorgaben sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbindlich.

Zur Entwicklung von zukunftsfähigen Lösungen für die Hafeninfrastruktur setzt die HHLA unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und ökologischen Aspekten weiter auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Lieferanten. Produkte, Anlagen und Prozesse werden durch die Möglichkeiten der Digitalisierung systematisch weiterentwickelt.

Bei der Auswahl der Partner wird auf Zuverlässigkeit, Qualität, Innovationskraft, Kostenstruktur, wirtschaftliche Stabilität, Nachhaltigkeit und Compliance geachtet. Die Erfüllung dieser Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. In der Folge ermöglicht dies auch eine kontinuierliche Überprüfung des Erfüllungsgrads und der Lieferantenbasis.

Im Jahr 2021 wurde ein umfangreiches Projekt zur Konsolidierung der bestehenden Warengruppen initiiert. Ergebnis ist, dass künftig drei Hauptwarengruppen bestehen. Diese sind die Bereiche Technischer Einkauf (im Wesentlichen aus den vorher bestehenden Bereichen Anlagen & Energie und Instandhaltung gebildet), Baueinkauf sowie Informationstechnologie (IT) und indirekter Einkauf. Das verantwortete Beschaffungsvolumen verteilte sich 2021 konzernweit zu 43,9 % auf die Warengruppe Technik, zu 25,4 % auf den Bereich IT, indirekte Dienstleistungen und Materialien sowie zu 30,7 % auf Bau. Das verantwortete Einkaufsvolumen beträgt in Summe rund 232 Mio. €.

Den Herausforderungen im Rahmen der Pandemie, wie Preissteigerungen und Kapazitätsengpässen, konnte durch präventives Risikomanagement im Konzern bisher gut begegnet werden. Es wurde bei Bedarf zum Beispiel frühzeitig auf Alternativlieferanten zurückgegriffen bzw. wurden diese aufgebaut.

Für die Deckung des täglichen Bedarfes ist die Automatisierung der Einkaufsprozesse weiter vorangetrieben worden. So konnten im Berichtszeitraum 56,5 % (im Vorjahr: 48,1 %) aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert über die Systeme abgewickelt werden. Im Wesentlichen konnte eine Steigerung bei der Automatisierung der beschafften Lagermaterialien erreicht werden. Dies dient der Straffung der Prozesse und sichert einen unbürokratischen Ablauf sowie die Einhaltung der Prozessstandards. Durch die konsequente Fortführung der Optimierungsmaßnahmen und Automatisierungen besteht auch für das Jahr 2022 weiteres Automatisierungspotenzial, welches speziell durch ein aktualisiertes E-Procurement-System, das Anfang 2022 produktiv genommen wird, gegeben ist.

Die Automatisierung der Prozesse wird auch im Bereich Materialwirtschaft vorangetrieben. So wurde ein System ausgerollt, das das mobile Arbeiten unterstützt. Im ersten Schritt sind die Inventurprozesse abgebildet worden. Weitere Tätigkeiten wie Wareneingänge und -ausgänge sollen sukzessive umgestellt werden.

Im Bereich der Prozessoptimierungen konnte 2021 zum Beispiel im Fuhrparkmanagement eine Verbesserung erzielt werden. Die bisher dezentral organisierten Strukturen konnten in einem durch Mitarbeiter des Bereiches verantworteten Projekt überarbeitet und zentralisiert werden. Ein weiteres Beispiel ist die Optimierung der Gebäudereinigungsleistungen. Hierfür konnten einheitliche Konzernstandards realisiert werden, was den Beginn der Standardisierungen im Bereich Facility-Management markiert.

Nachdem sich der Einkauf in den Jahren 2019 und 2020 im Wesentlichen auf die Optimierung der wichtigsten Beschaffungsthemen konzentriert hatte, lag der Fokus 2021 beschaffungsseitig weiter auf der Modellierung der gesamten Prozesskette und der strategischen Ausrichtung. Im Zentrum stand das Thema Warengruppenmanagement. Für die Top-Warengruppen wurde dies umgesetzt. Das Konzept wird in den nächsten Jahren auf weitere Warengruppen ausgerollt. Ein anderer Schwerpunkt ist das Thema Lieferantenmanagement. Geplant ist unter anderem das Tool, das heute für das Lieferantenmanagement genutzt wird, im Jahr 2022 abzulösen. Ziel ist es, ein im Zuge des überarbeiteten Katalogtools einheitliches und integriertes System einzusetzen.

Auch die Zentralisierung, und damit die Abbildung der Konzernstandards, ist weiter im Fokus des Bereiches. Ziel für die Folgejahre ist hier die engere Anbindung ausländischer Beteiligungen.