Beschaffung und Lieferanten­management

Aufgabe und strategische Zielsetzung

Der HHLA-Konzerneinkauf unterstützt die Konzernstrategie durch ein professionelles Management der Beschaffungsaktivitäten. Der Einkauf ist als strategischer Partner im Konzern etabliert und erfüllt durch frühzeitige Einbindung bei Beschaffungsvorhaben eine wertschöpfende Funktion und Expertenrolle. Er ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert und übernimmt die Beschaffung für den Großteil der inländischen Mehrheitsbeteiligungen. Darüber hinaus unterstützt und berät er die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden.

In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden zukunftsfähige Lösungen für den Konzern entwickelt. Die HHLA setzt dabei auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Geschäftspartnern. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Lebenszykluskosten auszeichnet. Neben den wirtschaftlichen Aspekten wird großer Wert auf eine nachhaltige Beschaffung gelegt, die mit der gewissenhaften Auswahl der Lieferanten startet. So weisen die Lieferanten in einem Qualifizierungsprozess mittels einer Selbstauskunft nach, dass sie die Qualitätsstandards der HHLA in den Bereichen Nachhaltigkeit, Compliance, Beschaffung und Arbeitsschutz erfüllen.

Warengruppen und Volumen

Beschaffungsvolumen

im HHLA-Konzern 2022

Das Portfolio umfasst ein breites Spektrum, das in drei Hauptwarengruppen eingeteilt wird. Dies sind die Bereiche technischer Einkauf, Baueinkauf sowie Informationstechnologie (IT) & indirekter Einkauf. Der technische Einkauf befasst sich mit der Beschaffung von Hafenumschlagsgeräten und Energieerzeugnissen und deckt sowohl die Materialbeschaffung als auch die Beschaffung von Dienstleistungen zur Instandsetzung und Instandhaltung der Anlagen und technischen Komponenten ab. Der Fachbereich Bau ist verantwortlich für die Warengruppen Hoch-, Tief- und Gleisbau sowie Facility-Management. Zu diesen Bereichen gehören neben den Projektsteuerungsleistungen auch die Planungs- und Ingenieurleistungen sowie Wartungs- und Instandhaltungsleistungen. Die wesentlichen Themen des Fachbereichs IT & indirekter Einkauf sind im Bereich Informationstechnologie Dienstleistungen sowie Software-, Hardware- und Telekommunikationsprodukte. Mit dem indirekten Bereich werden u.a. Beratungs-, Marketing- und Personaldienstleistungen oder Büromaterialien und Arbeitsschutzmaterial abgedeckt.

Im Jahr 2022 verteilte sich das verantwortete Beschaffungsvolumen des HHLA-Konzerns in Höhe von rund 376 Mio. € (im Vorjahr: 232 Mio. €) auf die genannten Gruppen. Aufgrund eines hohen Anteils an Investitionsprojekten lag das Volumen deutlich über den Vorjahren.

Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern

Bei der Auswahl der Partner wird neben wirtschaftlicher Stabilität, Qualität, Zuverlässigkeit und Innovationskraft ein Schwerpunkt auf die Themen Nachhaltigkeit und Compliance gelegt. So verpflichtet die HHLA Zulieferer und Dienstleister zur Einhaltung des geltenden Lieferantenkodex, der auf der Internetseite der HHLA verfügbar ist. Er umfasst die Themen Menschenrechte, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltschutz und Nachhaltigkeit sowie das Verhalten im Geschäftsumfeld. Im Jahr 2022 wurden so 79,4 % des Beschaffungsvolumens bei Lieferanten platziert, die sich zur Einhaltung der Regelungen verpflichtet haben.

Insgesamt verteilte sich im Berichtszeitraum das Beschaffungsvolumen auf 1.965 aktive Lieferanten. Rund 34 % des beauftragten Volumens wurde bei Lieferanten platziert, die direkt aus Hamburg stammen. Rund 69 % des Beschaffungsvolumens verteilen sich auf Geschäftspartner in Deutschland. Grundsätzlich ist die Lieferantenstruktur stark abhängig vom Bedarf. Als Folge von hochwertigen Investitionsbeschaffungen im Rahmen des Transformationsprozesses hat sich die Lieferantenstruktur 2022 deutlich zugunsten außereuropäischer Lieferanten und Dienstleistern verlagert.

Auch die Berücksichtigung nachhaltiger Standards findet zunehmend Eingang in die Anforderungen der Tochtergesellschaften und Fachabteilungen. So ist in der Firmenwagenrichtlinie mittelfristig das Ziel eines emissionsfreien Fuhrparks verankert oder werden umweltfreundliche Antriebstechnologien beim Hafen-Equipment zur Optimierung des CO₂-Ausstoßes erprobt. Innovation

Die Bedeutung des Themas Nachhaltigkeit spiegelt sich ebenfalls in der Gesetzgebung wider. In Vorarbeit auf das 2023 in Kraft tretende Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz definierte die HHLA in einem Projekt ein Konzept mit weitergehenden Maßnahmen, um die Anforderungen des Gesetzes zu erfüllen. Neben den Bereichen Nachhaltigkeit und Einkauf ist der Bereich Compliance federführend eingebunden. Auf der Basis verschiedener Faktoren wird künftig turnusmäßig eine Risikoanalyse durchgeführt, um Lieferantenrisiken zu identifizieren und so Maßnahmen zur Senkung und Vermeidung der Risiken zu treffen. Die Ergebnisse werden 2023 im Konzern umgesetzt.

Ein bereits bestehender Baustein im Rahmen des Lieferanten- und Risikomanagements ist ein Business-Partner-Screening, mit dessen Hilfe unter anderem regelmäßig Einträge verschiedener Sanktionslisten geprüft werden, bzw. die Verpflichtung der Lieferanten zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG). Die Erfüllung dieser Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. Dies ermöglicht auch eine kontinuierliche Überprüfung des Erfüllungsgrads und der Lieferantenbasis.

Operative und strategische Schwerpunkte

Auch das Jahr 2022 war geprägt von den Folgen politischer Krisen und den Auswirkungen der Pandemie, die sich in volatilen Preisen, Kapazitätsengpässen und disruptiven Lieferketten zeigten. Entsprechend lag der operative Fokus im Berichtszeitraum beschaffungsseitig auf der Sicherung des Bedarfs und der Konditionen. So wurde durch präventives Risikomanagement und engen Austausch mit den Fachabteilungen bei Bedarf frühzeitig auf Alternativlieferanten zurückgegriffen bzw. diese aufgebaut, Lagerbestände für kritische Materialien abgesichert oder Konditionen langfristig vereinbart, wie z.B. für die Stromversorgung.

Im Berichtszeitraum konnte außerdem die Integration der internationalen Beteiligungen im Bereich Beschaffung ausgebaut werden. Der Einkauf unterstützte bei Großprojekten mit Prozess-Know-how sowie beim Auf- bzw. Ausbau der lokalen Einkaufsabteilungen und übernahm die funktionale Führung des strategischen Einkaufs. Durch diese crossfunktionale Arbeitsweise können Prozessstandards der HHLA z.B. im Bereich Sourcing und Lieferantenmanagement effizient und effektiv realisiert werden.

Aus strategischer Perspektive bleiben für den Einkauf die Themen Lieferanten- und Risikomanagement bestimmend. Vor dem Hintergrund des 2023 in Kraft tretenden Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes wird es unerlässlich sein, für die Top-Warengruppen und Lieferanten die Prozesse konsequent zu vereinheitlichen und zu strukturieren. Ebenso bleibt die zunehmende Zentralisierung der Beschaffungsaktivitäten und damit die Abbildung der Konzernstandards im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen im Fokus des Bereichs. Eine weitere Herausforderung besteht in der systematischen Weiterentwicklung der digitalen Prozesse, um den Aufwand für wiederkehrende Aktivitäten zu optimieren. Der Grundstein für diesen Transformationsprozess wurde mit der Einführung eines neuen Katalogsystems gelegt, das seit 2021 in Betrieb ist. Das System optimiert auf der einen Seite die Prozesse der Bedarfsträger und steigert auf der anderen Seite die Automatisierungsquote. So wurden im Berichtszeitraum 61,2 % aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert abgewickelt (im Vorjahr: 56,5 %). Dies trägt zur Straffung der Prozesse bei und sichert die Einhaltung der Prozessstandards.