Steuerung von Nachhaltigkeitsprozessen
Rolle der Kontrollorgane, Nachhaltigkeitsinformationen und Informationswege
Leitungs- und Aufsichtsorgan
Als Aktiengesellschaft nach deutschem Recht verfügt die HHLA über ein duales Führungssystem mit dem Vorstand als Leitungs- und dem Aufsichtsrat als Aufsichtsorgan. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Der Aufsichtsrat bestimmt über die Zusammensetzung des Vorstands, überwacht die Geschäftsführung durch den Vorstand und berät ihn bei der Unternehmensführung. Weitergehende Informationen finden sich unter Erklärung zur Unternehmensführung/Arbeitsweise des Vorstands sowie unter Erklärung zur Unternehmensführung/Arbeitsweise des Aufsichtsrats.
Zusammensetzung des Vorstands und des Aufsichtsrats
Der Vorstand der HHLA besteht gemäß § 8 der Satzung aus mindestens zwei Mitgliedern. Aktuell gehören dem Vorstand der HHLA vier Personen an. Die Mitglieder des Vorstands werden vom Aufsichtsrat bestellt, der bei der Zusammensetzung des Vorstands auch auf Diversität achtet. Im Interesse einer näheren Konturierung der Diversitätsaspekte hat der Aufsichtsrat ein Diversitätskonzept für den Vorstand verabschiedet, das Aspekte wie Frauenanteil und Diversität, Bildungs- und Berufshintergrund, Expertise, Internationalität und Altersstruktur beinhaltet. Nach § 76 Abs. 3a AktG müssen dem Vorstand zudem – solange er aus mehr als drei Personen besteht – mindestens eine Frau und ein Mann angehören. Jenseits davon orientiert sich der Aufsichtsrat bei der Besetzung des Vorstands am Leitbild der gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern und fördert dieses Ziel aktiv, z. B. durch die gezielte Suche nach Kandidatinnen für die Mitgliedschaft im Vorstand.
Der aktuelle Vorstand setzt sich aus vier Personen mit unterschiedlichem beruflichem Werdegang, Erfahrungshorizont und unterschiedlicher Expertise zusammen, darunter auch Mitglieder mit internationaler Erfahrung. Der Frauenanteil im Vorstand liegt bei 25 %. Weitergehende Informationen finden sich unter Erklärung zur Unternehmensführung/Der Vorstand der HHLA/Zusammensetzung und Diversität sowie unter Erklärung zur Unternehmensführung/Der Vorstand der HHLA/Stand der Umsetzung.
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß § 10 Abs. 1 der Satzung, §§ 95 und 96 AktG und § 7 MitbestG aus sechs von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern der Anteilseigner sowie sechs Mitgliedern der Arbeitnehmer, die gemäß den Vorgaben des MitbestG gewählt werden, zusammen. Mit Blick auf die verschiedenen Vorgaben und Empfehlungen zur Zusammensetzung des Aufsichtsrats hat der Aufsichtsrat der HHLA ein Anforderungsprofil für den Aufsichtsrat verabschiedet, das regelmäßig aktualisiert wird. Das Anforderungsprofil enthält neben wesentlichen gesetzlichen Vorgaben und Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) zur Zusammensetzung des Aufsichtsrats die Zielsetzungen des Aufsichtsrats für seine Zusammensetzung und das Kompetenzprofil für das Gesamtgremium im Sinne des DCGK sowie das Diversitätskonzept für den Aufsichtsrat einschließlich der Angaben nach § 289f Abs. 2 Nr. 6 HGB. Das Anforderungsprofil beinhaltet insbesondere Aspekte wie Frauenanteil und Diversität, Bildungs- und Berufshintergrund, Expertise, Internationalität und Altersstruktur. Unabhängigkeit und Interessenkonflikte sowie Mandatsgrenzen und zeitliche Verfügbarkeit. Nach § 96 Abs. 2 AktG muss sich der Aufsichtsrat zudem zu jeweils mindestens 30 % aus Frauen und Männern zusammensetzen. Darüber hinaus verfolgt der Aufsichtsrat das Ziel, mittelfristig einen Frauenanteil der Anteilseignervertreter von 50 % zu erreichen.
Der aktuelle Aufsichtsrat setzt sich aus Personen mit unterschiedlichem beruflichem Werdegang, Erfahrungshorizont und unterschiedlicher Expertise zusammen, darunter auch Mitglieder mit internationaler Erfahrung. Die Mitglieder des Aufsichtsrats verfügen in ihrer Gesamtheit aufgrund ihrer Ausbildung, ihres beruflichen Werdegangs sowie ihrer Erfahrungen über Kompetenzen und Expertise in den für das Unternehmen relevanten Bereichen, insbesondere in den Kerngeschäftsfeldern Transport und Logistik (insbesondere Hafenlogistik), Intermodal und Immobilien. Der Frauenanteil im Aufsichtsrat liegt bei 33,3 %. Mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden verfügt die HHLA aktuell über ein vollständig unabhängiges Mitglied im Sinne des DCGK. Der Anteil der unabhängigen Mitglieder auf Seiten der Anteilseigner beträgt danach 16,7 %. Davon ausgehend, dass auf Seiten der Arbeitnehmervertreter zumindest die beiden Gewerkschaftsvertreter als unabhängig angesehen werden können, läge der Anteil der unabhängigen Mitglieder im Gesamtaufsichtsrat bei 25 %. Weitergehende Informationen finden sich unter Erklärung zur Unternehmensführung/Der Aufsichtsrat der HHLA/Zusammensetzung und Diversität sowie unter Erklärung zur Unternehmensführung/Der Aufsichtsrat der HHLA /Anforderungsprofil.
Nachhaltigkeitsaspekte in Vorstand und Aufsichtsrat
Die Zuständigkeiten für Nachhaltigkeitsthemen einschließlich der Auswirkungen, Risiken und Chancen bei der HHLA ergeben sich im Wesentlichen aus dem Geschäftsverteilungsplan des Vorstands, der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und den Konzernrichtlinien der HHLA.
Die operative Überwachung und Steuerung der wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen liegt bei den jeweils verantwortlichen Fachfunktionen. Diese berichten fortlaufend über aktuelle Entwicklungen innerhalb ihrer Organisationsstruktur an das jeweilige Vorstandsmitglied.
Die Beurteilung des Einflusses von Sozial- und Umweltfaktoren auf das Unternehmen, der Auswirkungen der Unternehmenstätigkeit auf Menschen und Umwelt, der damit jeweils verbundenen Chancen und Risiken sowie die Festlegung der Nachhaltigkeitsstrategie und deren Umsetzung sind darüber hinaus originäre Aufgabe des Vorstands (vgl. insbesondere § 76 Abs. 1 AktG und Abschnitt A.I. DCGK). Innerhalb des Vorstands ist für die Themen Nachhaltigkeit und Energiemanagement primär der Vorstandsvorsitzende zuständig. Er wird dabei insbesondere von der Stabsabteilung Nachhaltigkeit/Energiemanagement unterstützt, die konzernweit für Nachhaltigkeitsthemen zuständig ist, Informationen zentral sammelt und direkt – in der Regel mindestens monatlich – an den Vorstandsvorsitzenden berichtet, der wiederum den Gesamtvorstand informiert. Die Compliance-Abteilung berichtet darüber hinaus regelmäßig zu Compliance-Themen an das für Recht und Personal zuständige Vorstandsmitglied. Die Abteilung Finanzen und Controlling verantwortet schließlich das Risiko- und Chancenmanagement im Konzern und berichtet regelmäßig an das für Finanzen zuständige Vorstandsmitglied. Die entsprechenden Zuständigkeiten im Vorstand sind im Geschäftsverteilungsplan des Vorstands geregelt.
Im Einklang mit den aktienrechtlichen Aufgaben und den Empfehlungen des DCGK sind Nachhaltigkeitsthemen auch Gegenstand der Überwachung und Beratung des Vorstands durch den Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat nimmt diese Aufgabe grundsätzlich als Gesamtgremium wahr. In diesem Zusammenhang erfolgt zunächst eine regelmäßige Erörterung und Abstimmung der Nachhaltigkeitsstrategie zwischen Vorstand und Aufsichtsrat, die auch die Ziele und die KPIs umfasst. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat zudem regelmäßig über den Stand der Zielerreichung. Im Rahmen der quartalsweisen Berichterstattung in den regulären Aufsichtsratssitzungen informiert der Vorstand den Aufsichtsrat ferner über die Geschäftsentwicklung des Konzerns und geht dabei auch auf wesentliche Einflüsse von Sozial- und Umweltfaktoren auf das Unternehmen, Auswirkungen der Unternehmenstätigkeit auf Menschen und Umwelt und die damit jeweils verbundenen Chancen und Risiken ein. Die quartalsweise Berichterstattung an den Prüfungsausschuss beinhaltet auch die Bereiche Compliance und Risikomanagement. In den letzten regulären Sitzungen des Jahres befassen sich Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat zudem mit dem Jahresbericht des Compliance-Beauftragten und den Ergebnissen der jährlichen Risiko- und Chanceninventur. Im Rahmen der Planung informiert der Vorstand schließlich auch über Stand und Zielwerte der wesentlichen nichtfinanziellen Kennzahlen, insbesondere auch der CO2-Emissionen. Diese Berichterstattung soll sicherstellen, dass der Aufsichtsrat seiner zugewiesenen Rolle und Verantwortung auch in Bezug auf Nachhaltigkeitsthemen und die damit verbundenen Auswirkungen, Risiken und Chancen nachkommen kann.
Definitionen und Berechnungsmethoden
HHLA ist klimaneutral, wenn
mindestens 90 % seiner Scope-1- und Scope-2-Emissionen (marktbasiert) auf null reduziert wurden und
die verbliebenen Emissionen durch CO2-Entnahme oder hochwertige Kompensationen ausgeglichen werden.
Die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder verfügen aufgrund ihrer beruflichen Erfahrungen über Expertise in Nachhaltigkeitsfragen, insbesondere in den für die HHLA als besonders relevant identifizierten Themen Klimaschutz und Transformation zur Klimaneutralität, gute und sichere Arbeitsbedingungen und Sicherstellung von Compliance. Die Kompetenzen werden durch regelmäßige Weiterbildungen zu Nachhaltigkeitsthemen kontinuierlich vertieft und erweitert, z. B. durch Schulungen zu Nachhaltigkeitsthemen und die Information des Prüfungsausschusses und des Aufsichtsrats über Entwicklungen im Bereich der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Darüber hinaus kann der Vorstand – und bei Bedarf auch der Aufsichtsrat – auch auf interne Expertise zugreifen. Neben der Stabsabteilung Nachhaltigkeit/Energiemanagement ist insbesondere das Corporate Sustainability Board zu nennen, das sich aus Vertretern verschiedener Abteilungen zusammensetzt und bei nachhaltigkeitsbezogenen Fragestellungen unterstützt. Ergänzend können weitere Fachabteilungen, wie z. B. Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit oder Compliance, hinzugezogen werden. Soweit es erforderlich oder sinnvoll erscheint, kann zudem auf externe Expertise zugegriffen werden, z. B. im Rahmen von Zertifizierungen oder im Rahmen von Marktvergleichen.
Die bestehende Nachhaltigkeitsstrategie „Balanced Logistics“ zielt – im Einklang mit den Ergebnissen der Wesentlichkeitsanalyse – darauf ab, ein Gleichgewicht zwischen wirtschaftlichem Erfolg, guten Arbeitsbedingungen, gesellschaftlicher Verantwortung und Umwelt- und Klimaschutz zu schaffen. Wesentliche Bestandteile sind die Identifizierung und der Aufbau nachhaltiger Geschäftsmodelle, ein Beitrag zum Klimaschutz – insbesondere in Gestalt der Reduzierung von CO2-Emissionen sowie des Ausbaus der Intermodalverkehre als klimafreundliches Verkehrsmittel ‒, die Bewahrung guter und sicherer Arbeitsbedingungen sowie die Sicherstellung von Compliance. Weitergehende Informationen finden sich unter Strategie und Steuerung
Zur Nachverfolgung der Strategieumsetzung legt der Vorstand Ziele sowie entsprechende Key Performance Indicators (KPIs) fest. Bislang hat der Vorstand drei KPIs festgelegt, namentlich die Erreichung von Klimaneutralität (Scope 1 und 2) im Jahr 2040 und als Zwischenziele die Halbierung der CO2-Emissionen bis 2030, die Erhöhung der per Bahn und damit klimafreundlich transportierten TEU auf 2 Mio. TEU bis 2030 sowie die Sicherung der konzernweiten Beschäftigtenanzahl. Der jeweilige Stand der Zielerreichung wird anhand der KPIs nachverfolgt und an den Vorstand berichtet.
Im Geschäftsjahr 2025 haben sich Vorstand und Aufsichtsrat im Wesentlichen mit dem Stand der Umsetzung der CSRD sowie der Nachhaltigkeitsstrategie der HHLA befasst. Vorstand und Aufsichtsrat wurden insoweit regelmäßig über die wesentlichen Kennzahlen im Bereich der Nachhaltigkeitsstrategie informiert: der Vorstand in der Regel monatlich, der Aufsichtsrat insbesondere im Rahmen der Bilanzsitzung im März und im Rahmen der Planung im Dezember. Darüber hinaus haben sich Vorstand und Aufsichtsrat regelmäßig mit den geopolitischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und den damit einhergehenden Auswirkungen, Risiken und Chancen für die HHLA-Gruppe befasst. Das beinhaltete insbesondere die Auswirkungen der Kriege in der Ukraine und im Nahen Osten, des Zollstreits mit den USA sowie die generelle Marktsituation der Reeder und Wettbewerber. Im Rahmen der Risiko- und Chanceninventur und des Jahresberichts des Compliance-Beauftragten wurden zudem die Themen IT-Sicherheit und Compliance vertieft erörtert.
Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in Anreizsysteme
Die Vergütung des HHLA-Aufsichtsrats wird durch die Hauptversammlung festgelegt. Die Vergütung des HHLA-Vorstands wird durch den Aufsichtsrat festgelegt. Die Festlegung erfolgt jeweils auf Basis von Vergütungssystemen, die regelmäßig – mindestens alle vier Jahre sowie bei wesentlichen Änderungen – der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt werden.
Das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder der HHLA sieht eine reine Festvergütung zuzüglich eines Sitzungsgeldes ohne variable Bestandteile – und dementsprechend auch ohne nachhaltigkeitsbezogene Komponenten – vor. Die Aufsichtsratsmitglieder sind ferner in die von der Gesellschaft unterhaltene D&O-Versicherung einbezogen. Mit der Ausgestaltung als Festvergütung werden nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat die Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder und die unbeeinflusste Wahrnehmung ihrer Beratungs- und Überwachungsaufgaben – unabhängig vom geschäftlichen Erfolg der Gesellschaft – am besten sichergestellt.
Die Vergütung des Vorstands der HHLA besteht aus einer Festvergütung, Nebenleistungen, Leistungen zur Altersversorgung und einer variablen, erfolgsabhängigen Vergütung. Die variable Vergütung („Tantieme“) besteht wiederum aus zwei Komponenten, einer Beteiligung am bereinigten EBIT („EBIT-Komponente“) und einem Zielbetrag („Nachhaltigkeitskomponente“).
Die Nachhaltigkeitskomponente setzt sich aus Teilzielen für die Bereiche Wirtschaft (ROCE), Umwelt (CO2-Emissionsreduktion) und Soziales (Beschäftigungsentwicklung, Ausbildungs- und Qualifizierungsquote sowie Gesundheitsquote) zusammen. Bemessungsgrundlage für sämtliche Erfolgsziele sind jeweils das aktuelle sowie die beiden vorangegangenen Geschäftsjahre.
Die Nachhaltigkeitskomponente errechnet sich, indem der individuelle Zielbetrag in Euro mit der Zielerreichung der Nachhaltigkeitsziele multipliziert wird. Der Zielbetrag entspricht 50 % der maximal erreichbaren erfolgsabhängigen Vergütung. Die Gesamtzielerreichung für die Nachhaltigkeitskomponente ermittelt sich als die Summe der Zielerreichungen der einzelnen Nachhaltigkeitsziele Wirtschaft, Umwelt und Soziales, wobei Letzteres wiederum aus drei gleichgewichteten additiv verknüpften Teilzielen besteht. Die Zielbeträge für die einzelnen Komponenten liegen – jeweils bezogen auf den Zielbetrag der Nachhaltigkeitskomponente – für den Teilbereich Wirtschaft bei 50 %, für den Teilbereich Umwelt bei 20 % und für die drei Teilziele aus dem Bereich Soziales bei jeweils 10 %.
Die erfolgsabhängige Vergütung im Teilbereich Umwelt ist mit der Erreichung von CO2-Reduktion verbunden. Die Zielerreichung wird anhand der über einen Bemessungszeitraum von drei Jahren erreichten prozentualen Reduktion des CO2-Ausstoßes pro umgeschlagenen und transportierten Container im HHLA-Konzern gemessen. Klimawandel
Soweit die Gesamtzielerreichung für die einzelnen Teilziele der Nachhaltigkeitskomponente insgesamt weniger als 50 % beträgt, erfolgt keine Auszahlung des anteiligen Zielbetrags. Die variable Vergütung ist insgesamt auf 100 % der Festvergütung begrenzt. Obergrenzen für die einzelnen Teilziele bestehen nicht.
Weitergehende Informationen zur Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat, insbesondere zu den Zielen, der Berechnung der variablen Vorstandsvergütung und den diesbezüglichen Nachhaltigkeitsaspekten, finden sich im Vergütungsbericht.