Lieferantenmanagement

Beschaffung bei der HHLA

Der Bereich Einkauf, der zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert ist, übernimmt die Beschaffung für den Großteil der inländischen Mehrheitsbeteiligungen und berät zum Teil die ausländischen Beteiligungen, so etwa die Gesellschaften, die unter der HHLA International GmbH lokal organisiert sind. Die Gesellschaften der METRANS-Gruppe sind im Bereich Beschaffung autark organisiert.

Das Beschaffungsspektrum der HHLA umfasst Investitionsgüter wie Hafenumschlagsgeräte, Verbrauchsgüter und Dienstleistungen wie Instandhaltungen, Logistik-, Bau- oder Beratungsleistungen, die zum überwiegenden Teil aus Deutschland und aus Ländern innerhalb Europas stammen. Die HHLA setzt dabei auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Geschäftspartnern.

Grundsätzlich ist die Lieferantenstruktur stark abhängig vom jeweiligen Bedarf. Für den Bereich Einkauf der Management-Holding gilt, dass rund 32 % des beauftragten Volumens bei Lieferanten platziert wurden, die direkt aus Hamburg stammen. Rund 71 % des Beschaffungsvolumens verteilten sich auf Geschäftspartner in Deutschland, wobei anzumerken ist, dass vor allem im Bereich der Investitionsgüter und Ersatzteile im technischen Einkauf sowie im Bereich der IT-Dienstleistungen häufig mit Lieferanten kooperiert wird, die zwar über Standorte in Deutschland verfügen, aber zu internationalen Konzernen gehören.

Das Beschaffungsspektrum der METRANS-Gruppe konzentriert sich als Dienstleister im intermodalen Transport vor allem auf Investitionsgüter, Energie und Dienstleistungen, die für die Erbringung der Transportleistungen essenziell sind.

In puncto Investitionsgüter steht ein wesentlicher Teil des Beschaffungsvolumens in Verbindung mit dem Ausbau und dem Betrieb der Hinterlandterminals. Hier geht es um den Erwerb oder die Miete geeigneter Flächen und die, in diesem Zuge, benötigten Bauleistungen. Weitere Schwerpunkte für Investitionen sind Waggons und Lokomotiven, die entweder direkt gekauft oder gemietet werden, sowie Umschlagsgeräte.

Bestandteile des Einkaufsportfolios, die mit dem eigentlichen Transport verbunden sind, sind Energie, Infrastrukturentgelte oder direkte Transportleistungen (sowohl schienengebundene- als auch Lkw-Transporte), die in den jeweiligen Ländern erworben werden, in denen die METRANS-Gruppe aktiv ist.

Die Lieferantenstruktur ist durch den aktuellen Bedarf und den geografischen Rahmen geprägt.

Lieferantenmanagement und Nachhaltigkeit bei der HHLA

Neben den Aspekten wirtschaftliche Stabilität, Qualität, Zuverlässigkeit und Innovationskraft legt die HHLA großen Wert auf eine nachhaltige Beschaffung, die mit der sorgfältigen Auswahl ihrer Lieferanten beginnt. Im Rahmen eines entsprechenden Qualifizierungsprozesses weisen die Lieferanten mittels einer Selbstauskunft nach, dass sie die Qualitätsstandards der HHLA in den Bereichen Nachhaltigkeit, Compliance, Beschaffung und Arbeitsschutz erfüllen. Hierbei werden unter anderem Kriterien wie die Existenz verbindlicher Richtlinien zum Thema Ökologie, die Implementierung eines (ggf. zertifizierten) Arbeitsschutzmanagementsystems oder die Einführung eines Compliance-Programms herangezogen. Darüber hinaus prüft die HHLA projektbasiert konkrete Anforderungen in Bezug auf ökologische und soziale Kriterien, beispielsweise bei der Beschaffung von grünem Strom.

Mit dem Anspruch, Risiken entlang der Lieferkette konsequent zu minimieren, verpflichtet die HHLA ihre Zulieferer und Dienstleister mit wesentlichen Umsatzvolumen zur Einhaltung des Lieferantenkodex. Relevant ist dies für die HHLA ab einem jährlichen Umsatz in Höhe von 10.000 €. Im Jahr 2025 wurden 96 % des Beschaffungsvolumens der HHLA mit Geschäftskontakten realisiert, die den Kodex bestätigt oder eigene gleichwertige Regularien nachgewiesen haben.

Mit Beginn des neuen Jahres werden Lieferanten zur Einhaltung des Lieferantenkodex auch durch einen neuen Zusatz in den Einkaufsbedingungen verpflichtet. Die HHLA hat die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes wie z. B. die Durchführung einer externen Risikoanalyse und die Bewertung der Lieferanten in einem mehrstufigen Prozess umgesetzt. Beim Lieferantenkodex orientiert sich die HHLA an den Prinzipien des United Nations Global Compact (UNGC) und den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Der Kodex umfasst die Aspekte Menschenrechte, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltschutz und Nachhaltigkeit sowie das Verhalten im Geschäftsumfeld. Lieferanten können dabei ebenfalls einen eigenen gleichwertigen Kodex nachweisen. Da die globalen Lieferketten sehr komplex sind, konzentriert sich die HHLA im Wesentlichen auf ihre direkten Lieferanten, erwartet aber, dass die Lieferanten die Bemühungen zur Einhaltung der Standards auch auf ihre Vorlieferanten übertragen.

Der HHLA-Lieferantenkodex wurde Anfang 2023 aufgrund der Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes erweitert. Er ist auch auf der Internetseite der HHLA als deutsch- und englischsprachiges Dokument verfügbar und wird sowohl im Rahmen des Onboardings neuer Lieferanten als auch auf Basis einer Risikoanalyse eingefordert. Bei der Bewertung der Lieferantenrisiken ist in einem einheitlichen Konzernstandard ein mehrstufiger Prozess etabliert. Zunächst werden die abstrakten Risiken, die warengruppen- und die länderspezifischen Risiken betrachtet. Hier fließen auch Einschätzungen der Mitarbeiter aus dem Einkauf ein, die natürlich zu Compliance-Themen und dem Lieferantenkodex unterrichtet worden sind. Bei einer geringen Anzahl von Lieferanten und Dienstleistern wurden dabei potenzielle Risiken identifiziert.

In weiteren Schritten werden die Ergebnisse weiter validiert und zusätzliche Informationen aus Sanktionslistenprüfungen und Business-Partner-Screenings herangezogen, mit deren Hilfe u.a. regelmäßig Bestandslieferanten und neue Lieferanten geprüft werden, und gegebenenfalls ein Lieferanten-Self-Assessment durchgeführt.

Bisher sind keine relevanten Risiken und Verstöße bekannt geworden, die zu individuellen Maßnahmen geführt hätten. Die HHLA behält sich neben der Vereinbarung von Maßnahmen und einem Auditrecht bei schweren Verstößen aber auch das Recht vor, eine Geschäftsbeziehung abzubrechen.

Vorhaben

Für die HHLA ist es unerlässlich, der wachsenden Bedeutung von Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung in der Geschäftswelt gerecht zu werden. Dies betrifft sowohl die HHLA selbst als auch ihre direkten und mittelbaren Lieferanten. Um den Risiken in der Lieferkette adäquat begegnen und sich ergebende Chancen nutzen zu können, entwickelt die HHLA daher das Lieferantenmanagement im Bereich der sozialen, ökologischen und ökonomischen Aspekte konsequent weiter.

Der Prozess der systematischen und risikoorientierten Bewertung der Lieferanten soll künftig noch gestärkt werden. So ist etwa geplant, 2026 eine geeignete Softwarelösung einzuführen. Darüber sollen auch Nachhaltigkeitsratings von Dienstleistern eingebunden werden, um für Lieferanten mit höheren Risikofaktoren durch unabhängige Ratingagenturen weitere Informationen zur Risikovalidierung heranziehen zu können.