Interne Meldewege für Anliegen und Bedenken
Die HHLA verfügt über etablierte Verfahren, über die Mitarbeitende Bedenken und Beschwerden melden können, sodass die HHLA auf negative Auswirkungen angemessen reagieren und Abhilfe schaffen kann.
Bei konkreten Verdachtsmomenten auf negative Auswirkungen wird eine Sachverhaltsprüfung angestoßen und, wenn notwendig, unverzüglich Abhilfemaßnahmen sowie nachgelagerte Präventionsmaßnahmen ergriffen. Soweit rechtlich zulässig – insbesondere unter Berücksichtigung des Datenschutzes – erhalten Hinweisgebende innerhalb eines angemessenen Zeitraums, spätestens jedoch innerhalb von drei Monaten (in Ausnahmefällen sechs Monaten), eine Rückmeldung zu den geplanten oder bereits umgesetzten Maßnahmen. Die HHLA erfüllt dabei die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes. Die Wirksamkeit der Abhilfemaßnahmen wird fallspezifisch überprüft und unterliegt keinem standardisierten Verfahren.
Ergibt die Prüfung, dass kein hinreichender Anfangsverdacht vorliegt, wird das Verfahren eingestellt und die hinweisgebende Person darüber angemessen informiert.
Es stehen verschiedene interne Kanäle zur Verfügung, über die Mitarbeitende Probleme, Anliegen und Bedürfnisse an das Unternehmen herantragen und prüfen lassen können:
Austausch mit der eigenen Führungskraft
Aufnahme im Personalbereich
Aufnahmen bei der Stabsstelle Arbeitsschutzmanagement oder bei der zuständigen Fachkraft für Arbeitssicherheit
Aufnahme im betrieblichen Vorschlagswesen (Kommission für Verbesserungsvorschläge, nicht an ausländischen Standorten)
Aufnahme bei der Beschwerdestelle nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (nicht an ausländischen Standorten)
In mitbestimmungsgeführten Gesellschaften die Aufnahme beim Betriebsrat, bei der Jugend- und Auszubildendenvertretung bzw. der Schwerbehindertenvertretung
Aufnahme bei der Stabsstelle Vielfalt und Inklusion
Aufnahme bei dem Compliance-Beauftragten bzw. der -Hotline
Aufnahme bei der betrieblichen Sozialberatung (in Hamburg verfügbar)
Im Jahr 2024 hat die HHLA zudem konzernweit ein digitales Hinweisgebersystem in mehreren Sprachen eingeführt. Es erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit und ermöglicht allen Mitarbeitenden, Rechtsverstöße oder Bedenken anonym oder unter Angabe von Kontaktdaten zu melden.
Außerdem verfügt jede Gesellschaft über eine Compliance‑Ansprechperson oder einen Compliance‑Beauftragten, an die sich Mitarbeitende bei Fragen wenden können. Zusätzlich können sich HHLA-Mitarbeitende auch an externe Stellen wie Aufsichtsbehörden für Arbeit bzw. Arbeitsschutz, Gerichte oder Gewerkschaften im jeweiligen Land wenden.
Eingehende Hinweise oder Beschwerden über die genannten Kanäle oder Ansprechpersonen werden bei Bedarf an die jeweils zuständigen Fachabteilungen – etwa die Personalabteilung – weitergeleitet und dort fallspezifisch bearbeitet. In Gesellschaften mit einer Arbeitnehmervertretung wird diese bei Bedarf in den Aufklärungs- und Abhilfeprozess einbezogen.
Die Bearbeitung aller Meldungen über das Hinweisgebersystem erfolgt zentral durch den Compliance-Bereich der HHLA und/oder durch die lokalen Compliance-Beauftragten. Sie prüfen den gemeldeten Sachverhalt und führen ggf. eine weitergehende fallbezogene Aufklärung des Sachverhalts durch.
Sofern eine Kontaktmöglichkeit besteht, wird der Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Zudem haben Hinweisgebendenn die Möglichkeit, im weiteren Verlauf zusätzliche Angaben zum Sachverhalt zu machen und im Rahmen einer gemeinsamen Erörterung in Kontakt mit der Compliance-Abteilung zu treten.
Hinweise auf Verstöße sowie festgestellte Verstöße werden quartalsweise im Rahmen der Compliance-Berichterstattung dem zuständigen Vorstand übermittelt. Bei wesentlichen Verstößen erfolgt eine Ad-hoc-Berichterstattung.
Das digitale Hinweisgebersystem, wie auch die übrigen Meldekanäle, sind über das Intranet der HHLA und das Internet erreichbar. Ferner wird im Rahmen von Schulungen (online und in Präsenz) und durch gezielte Verteilung von Flyern und anderweitigen Werbematerialien auf sämtliche Meldekanäle aufmerksam gemacht.
Die HHLA sieht die Wirksamkeit des Hinweisgeberschutzsystems dadurch gewährleistet, dass regelmäßig Meldungen über das System eingehen und dieses aktiv genutzt wird. Ferner sind bisher keine Fälle an die Compliance-Beauftragten herangetragen worden, die auf eine Fehleranfälligkeit hindeuten würden.
Gemäß Hinweisgeberschutzgesetz ermöglicht das Hinweisgebersystem der HHLA eine anonyme Kommunikation über ein geschütztes Postfach, sodass Hinweisgebende vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind. Darüber hinaus sind die Mitarbeitenden der HHLA-Compliance-Abteilung zur Vertraulichkeit verpflichtet und agieren unparteiisch.
Da die bereits etablierten Meldekanäle von den Mitarbeitenden regelmäßig genutzt werden, ist davon auszugehen, dass diese dem System vertrauen und es weiter aktiv nutzen werden. Diese Einschätzung wird insbesondere durch die niedrigschwellige Erreichbarkeit des Portals und die Möglichkeit der anonymen Meldung gestützt.