Beschaffung und Lieferantenmanagement
Aufgabe und strategische Zielsetzung
Der HHLA-Konzerneinkauf ist als strategischer Partner im Konzern etabliert und erfüllt durch frühzeitige Einbindung in Beschaffungsvorhaben eine wertschöpfende Funktion. Er ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert und übernimmt die Beschaffung für den Großteil der inländischen Mehrheitsbeteiligungen. Darüber hinaus unterstützt und berät er die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden.
Für internationale Beteiligungen, die der HHLA International GmbH zugeordnet sind, übernimmt der Einkauf ebenfalls die Steuerung bei der Beschaffung von Großgeräten, so dass das Lieferantenmanagement für die strategischen Lieferanten effizient und zentral organisiert ist.
In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden zukunftsfähige Lösungen für den Konzern entwickelt. Die HHLA setzt dabei auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Geschäftspartnern. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch Innovation, höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Lebenszykluskosten auszeichnet. Neben den wirtschaftlichen Aspekten wird großer Wert auf eine nachhaltige Beschaffung gelegt, die mit der gewissenhaften Auswahl der Lieferanten beginnt. So weisen die Lieferanten in einem Qualifizierungsprozess mittels einer Selbstauskunft nach, dass sie die Qualitätsstandards der HHLA in den Bereichen Nachhaltigkeit, Compliance, Beschaffung und Arbeitsschutz erfüllen.
Warengruppen und Volumen
Beschaffungsvolumen
im HHLA-Konzern 2025: 337,2 Mio. €
Im Jahr 2025 verteilte sich das zentral verantwortete Beschaffungsvolumen des HHLA-Konzerns in Höhe von 337,2 Mio. € (im Vorjahr: 436,7 Mio. €) auf die genannten Gruppen. Der Anteil an Investitionen lag in den vergangenen drei Jahren deutlich über dem Schnitt der Vorjahre, weshalb das Beschaffungsvolumen weiter hoch ist. Der Einkauf deckt ein breites Spektrum an Beschaffungen ab. Sie verteilen sich auf drei Hauptwarengruppen: die Bereiche technischer Einkauf, Baueinkauf sowie Informationstechnologie (IT) und indirekter Einkauf. Der technische Einkauf befasst sich mit der Beschaffung von Hafenumschlaggeräten und Energieerzeugnissen und deckt sowohl die Beschaffung von Material als auch von Dienstleistung zur Instandsetzung und Instandhaltung der Anlagen und technischen Komponenten ab. Der Fachbereich Bau ist verantwortlich für die Warengruppen Hoch-, Tief- und Gleisbau sowie Facility-Management. Zu diesen Bereichen gehören neben den Projektsteuerungs- auch die Planungs- und Ingenieurleistungen sowie Wartungs- und Instandhaltungsleistungen. Zu den wesentlichen Beschaffungsleistungen des Fachbereichs IT und indirekter Einkauf zählen Software-, Hardware- und Telekommunikationsprodukte sowie Dienstleistungen wie Beratungs-, Marketing- und Personaldienstleistungen. Darüber hinaus deckt der Fachbereich die Beschaffung von Büromaterialien und Arbeitsschutzmaterial ab.
Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern
Bei der Auswahl der Partner wird neben wirtschaftlicher Stabilität, Qualität, Zuverlässigkeit und Innovationskraft ein Schwerpunkt auf die Themen Nachhaltigkeit und Compliance gelegt. So verpflichtet die HHLA Zulieferer und Dienstleister zur Einhaltung des Lieferantenkodex. Er umfasst die Aspekte Menschenrechte, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltschutz und Nachhaltigkeit sowie das Verhalten im Geschäftsumfeld und ist auch auf der entsprechenden Internetseite der HHLA verfügbar. HHLA-Lieferantenkodex Die Einhaltung der HHLA-Nachhaltigkeitsstandards ist ein entscheidender Faktor zur Risikominimierung.
Im Berichtsjahr wurden knapp 96,0 % des Beschaffungsvolumens bei Lieferanten platziert, die sich zur Einhaltung der Regelungen verpflichtet bzw. gleichwertige Regelungen etabliert haben.
Ein weiterer Baustein im Rahmen des Lieferanten- und Risikomanagements ist ein Business-Partner-Screening, mit dessen Hilfe u. a. regelmäßig Einträge in verschiedenen Sanktionslisten geprüft werden. Die Erfüllung dieser Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. Dies ermöglicht zudem eine kontinuierliche Überprüfung des Erfüllungsgrads und der Lieferantenbasis.
Im Berichtszeitraum verteilte sich das Beschaffungsvolumen auf 1.925 aktive Lieferanten. 32,1 % des beauftragten Volumens entfielen auf Unternehmen mit Sitz in Hamburg. Insgesamt wurden 71,1 % des Beschaffungsvolumens bei Geschäftspartnern in Deutschland platziert. Dabei ist zu berücksichtigen, dass insbesondere im Bereich der Investitionsgüter, der Ersatzteile im technischen Einkauf sowie der IT‑Dienstleistungen vielfach Lieferanten beauftragt werden, die zwar über Standorte in Deutschland verfügen, jedoch internationalen Konzernen angehören. Im Jahr 2025 entfiel im technischen Einkauf mehr als die Hälfte des Beschaffungsvolumens auf Lieferanten aus internationalen Konzernen; deren Anteil am Volumen lag bei 77,8 %. Grundsätzlich ist die Lieferantenstruktur stark abhängig vom jeweiligen Bedarfsprofil.
Operative und strategische Schwerpunkte
Die im Vorjahr gesetzten Prioritäten im Einkauf erweisen sich auch im Berichtszeitraum als weiterhin relevant. Lieferanten- und Risikomanagement bleiben angesichts der vorherrschenden globalen Rahmenbedingungen und regulatorischen Anforderungen zentraler Bestandteil der strategischen Ausrichtung. Die eingeleiteten Maßnahmen zur Optimierung dieser Prozesse wurden konsequent weitergeführt, um ein verantwortungsvolles und zukunftsfähiges Beschaffungsmanagement sicherzustellen. Ein Schwerpunkt lag dabei auf der weiteren Digitalisierung zur Effizienzsteigerung operativer Abläufe sowie zur verbesserten Steuerung und Prüfung relevanter Prozesse. Zudem ist die Integration von ökonomischen, ökologischen und sozialen Aspekten ein fester Bestandteil interner Strukturen.
Die kontinuierliche Verbesserung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse bildet nach wie vor einen zentralen Pfeiler der Bereichsstrategie. Dazu zählt unter anderem die fortgesetzte Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten. Die Automatisierungsquote liegt weiter auf einem hohen Niveau. So wurden im Berichtszeitraum 60,6 % aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert abgewickelt (im Vorjahr: 64,1 %).