Beschaffung und Lieferanten­management

Aufgabe und strategische Zielsetzung

Der HHLA-Konzerneinkauf ist als strategischer Partner im Konzern etabliert und erfüllt durch frühzeitige Einbindung in Beschaffungsvorhaben eine wertschöpfende Funktion. Er ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert und übernimmt die Beschaffung für den Großteil der inländischen Mehrheitsbeteiligungen. Darüber hinaus unterstützt und berät er die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden.

Für internationale Beteiligungen, die der HHLA International GmbH zugeordnet sind, übernimmt der Einkauf ebenfalls die Steuerung bei Beschaffungen von Großgeräten, so dass das Lieferantenmanagement für die strategischen Lieferanten effizient und zentral organisiert ist.

In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden zukunftsfähige Lösungen für den Konzern entwickelt. Die HHLA setzt dabei auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Geschäftspartnern. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch Innovation, höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Lebenszykluskosten auszeichnet. Neben den wirtschaftlichen Aspekten wird großer Wert auf eine nachhaltige Beschaffung gelegt, die mit der gewissenhaften Auswahl der Lieferanten startet. So weisen die Lieferanten in einem Qualifizierungsprozess mittels einer Selbstauskunft nach, dass sie die Qualitätsstandards der HHLA in den Bereichen Nachhaltigkeit, Compliance, Beschaffung und Arbeitsschutz erfüllen.

Warengruppen und Volumen

Beschaffungsvolumen

im HHLA-Konzern 2024: 436,7 Mio. €

Im Jahr 2024 verteilte sich das verantwortete Beschaffungsvolumen des HHLA-Konzerns in Höhe von rund 436,7 Mio. € (im Vorjahr: 332 Mio. €) auf die genannten Gruppen. Der Anteil an Investitionen lag in den vergangenen drei Jahren deutlich über dem Schnitt der Vorjahre, weshalb das Beschaffungsvolumen weiter hoch ist. Das Portfolio umfasst ein breites Spektrum, das in drei Hauptwarengruppen eingeteilt wird. Dies sind die Bereiche technischer Einkauf, Baueinkauf sowie Informationstechnologie (IT) und indirekter Einkauf. Der technische Einkauf befasst sich mit der Beschaffung von Hafenumschlaggeräten und Energie­erzeugnissen und deckt sowohl die Material- als auch die Dienstleistungsbeschaffung zur Instandsetzung und Instandhaltung der Anlagen und technischen Komponenten ab. Der Fachbereich Bau ist verantwortlich für die Warengruppen Hoch-, Tief- und Gleisbau sowie Facility-Management. Zu diesen Bereichen gehören neben den Projektsteuerungs- auch die Planungs- und Ingenieurleistungen sowie Wartungs- und Instandhaltungsleistungen. Zu den wesentlichen Beschaffungsleistungen des Fachbereichs IT und indirekter Einkauf zählen Software-, Hardware- und Telekommunikationsprodukte sowie Dienstleistungen wie Beratungs-, Marketing- und Personaldienstleistungen. Darüber hinaus deckt der Fachbereich die Beschaffung von Büromaterialien und Arbeitsschutzmaterial ab. 

Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern

Bei der Auswahl der Partner wird neben wirtschaftlicher Stabilität, Qualität, Zuverlässigkeit und Innovationskraft ein Schwerpunkt auf die Themen Nachhaltigkeit und Compliance gelegt. So verpflichtet die HHLA Zulieferer und Dienstleister zur Einhaltung des Lieferantenkodex. Er umfasst die Aspekte Menschenrechte, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltschutz und Nachhaltigkeit sowie das Verhalten im Geschäftsumfeld und ist auch auf der Internetseite der HHLA verfügbar. HHLA-Lieferantenkodex Die Einhaltung der HHLA-Nachhaltigkeitsstandards ist ein entscheidender Faktor zur Risikominimierung.

Im Berichtsjahr wurden knapp 95,9 % des Beschaffungsvolumens bei Lieferanten platziert, die sich zur Einhaltung der Regelungen verpflichtet bzw. gleichwertige Regelungen etabliert haben.

Ein weiterer bestehender Baustein im Rahmen des Lieferanten- und Risikomanagements ist ein Business-Partner-Screening, mit dessen Hilfe u. a. regelmäßig Einträge in verschiedenen Sanktionslisten geprüft werden. Die Erfüllung dieser Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. Dies ermöglicht zudem eine kontinuierliche Überprüfung des Erfüllungsgrads und der Lieferantenbasis.

Insgesamt verteilte sich im Berichtszeitraum das Beschaffungsvolumen auf 1.984 aktive Lieferanten. Rund 34,6 % des beauftragten Volumens wurden bei Lieferanten platziert, die direkt aus Hamburg stammen. Rund 71,5 % des Beschaffungsvolumens verteilen sich auf Geschäftspartner in Deutschland, wobei anzumerken ist, dass vor allem im Bereich der Investitionsgüter und Ersatzteile im technischen Einkauf sowie im Bereich der IT-Dienstleistungen häufig mit Lieferanten kooperiert wird, die zwar über Standorte in Deutschland verfügen, aber zu internationalen Konzernen gehören. Im Jahr 2024 gehörte im technischen Einkauf die Hälfte der Lieferanten mit den höchsten Beschaffungsvolumen zu internationalen Konzernen, die dort 75,2 % des Volumens ausmachten. Grundsätzlich ist die Lieferantenstruktur stark abhängig vom jeweiligen Bedarf.

Operative und strategische Schwerpunkte

Aufgrund der anhaltenden geopolitischen Spannungen und damit verbundenen Risiken für die Lieferkette, standen im Berichtsjahr die Themen Lieferanten- und Risikomanagement erneut im Fokus der strategischen Ausrichtung. Der Einkauf ergriff umfassende Maßnahmen, um diese Prozesse weiter zu optimieren und so den Anforderungen eines verantwortungsvollen Beschaffungsmanagements gerecht zu werden. Ein zentrales Element ist die Umsetzung der entwickelten Digitalisierungsstrategie, um die Management- und Prüfungsprozesse in diesem Bereich zu unterstützen.

Neben der Notwendigkeit, Lieferketten resilienter zu gestalten, ist ein weiterer Aspekt, verstärkt die Vereinbarkeit von Ökonomie, Ökologie und Sozialem zu berücksichtigen. Dies geschieht vor dem Hintergrund, die internen Prozesse entsprechend weiterzuentwickeln, den Anforderungen des Lieferketten-Sorgfaltspflichtgesetzes (LkSG) gerecht zu werden oder in Vorbereitung auf die Umsetzung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).

Die kontinuierliche Verbesserung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse bleibt ein zentraler Bestandteil der Bereichsstrategie. Hierzu zählt beispielsweise die Digitalisierung operativer Prozesse, um den Aufwand wiederkehrender Aktivitäten zu minimieren und strategische Abläufe optimal zu unterstützen. Im Jahr 2024 wurde hierfür ein Release-Wechsel des bestehenden Katalogsystems abgeschlossen, so dass die Automatisierungsquote weiter auf einem hohen Niveau liegt. So wurden im Berichtszeitraum 64,1 % aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert abgewickelt (im Vorjahr: 64,5 %).