Ausschüsse

Die Arbeit des Aufsichtsrats findet sowohl im Plenum als auch in Ausschüssen statt. Die ständigen Ausschüsse und ihre Zuständigkeiten sind in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats niedergelegt. Mit dem Finanz-, dem Prüfungs-, dem Personal-, dem Nominierungs-, dem Vermittlungs- und dem Immobilienausschuss verfügt der Aufsichtsrat über sechs ständige Ausschüsse. Im Nachgang zu der Ankündigung der Port of Hamburg Beteiligungsgesellschaft SE zur Abgabe eines freiwilligen öffentlichen Übernahmeangebots an die Aktionäre der HHLA hatte der Aufsichtsrat im September 2023 außerdem einen Übernahmeausschuss als vorübergehenden Ausschuss eingerichtet. Nach dem Vollzug der Beteiligung und dem Abschluss der Zusammenschlussvereinbarung im November 2024 hatte der Übernahmeausschuss seine Funktion erfüllt, so dass der Übernahmeausschuss am 10. Februar 2025 aufgelöst werden konnte. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten dem Aufsichtsrat regelmäßig in der nächsten Sitzung über die Arbeit ihres Ausschusses.

Finanzausschuss

Zuständigkeit: Der Finanzausschuss bereitet die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats vor, die finanziell von wesentlicher Bedeutung sind, z.B. Beschlussfassungen über Investitionsvorhaben, wesentliche Kreditaufnahmen und -gewährungen, Haftungsübernahmen und sonstige Finanzgeschäfte (jeweils soweit sich diese nicht ausschließlich oder überwiegend auf den Teilkonzern Immobilien beziehen). Darüber hinaus befasst er sich mit den quartalsweisen Berichten über den Gang der Geschäfte und mit Planungs- und Investitionsthemen, wie z.B. dem Wirtschaftsplan und der Mittelfristplanung.

Prüfungsausschuss

Zuständigkeit: Der Prüfungsausschuss befasst sich vor allem mit der Prüfung der Rechnungslegung und der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, des internen Revisionssystems und der Compliance. Er überwacht die Abschlussprüfung und ihre Wirksamkeit, einschließlich der Überwachung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und der regelmäßigen Beurteilung der Qualität der Abschlussprüfung. Zudem entscheidet er über die Billigung etwaiger vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachter Leistungen (sog. Nichtprüfungsleistungen). Er ist außerdem verantwortlich für die Vorbereitung der Wahl des Abschlussprüfers (inkl. etwaiger Auswahlverfahren) und die Entscheidung über eine externe inhaltliche Prüfung der nichtfinanziellen Erklärungen bzw. Berichte.

Immobilienausschuss

Zuständigkeit: Der Immobilienausschuss ist für alle Fragen, Berichte und Entscheidungen zuständig, die sich vollständig oder überwiegend auf den Teilkonzern Immobilien (S-Sparte) beziehen. Dies beinhaltet insbesondere die Entscheidungen über die Erteilung der Zustimmung zu zustimmungsbedürftigen Geschäften, die Vorprüfung der Unterlagen zum Jahres- und Konzernabschluss (einschließlich der Lageberichte) und die Vorbereitung der Entscheidung des Aufsichtsrats über die Feststellung des Jahresabschlusses, die Billigung des Konzernabschlusses sowie den Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands, soweit diese sich auf den Teilkonzern Immobilien beziehen.

Personalausschuss

Zuständigkeit: Der Personalausschuss bereitet die dem Aufsichtsrat obliegenden Personalentscheidungen vor und sorgt gemeinsam mit dem Vorstand – unter Berücksichtigung des Diversitätskonzepts für den Vorstand – für eine langfristige Nachfolgeplanung. Er bereitet die Beschlussfassung des Plenums über das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder und die Festsetzung der Vergütung der einzelnen Mitglieder vor, vertritt die Gesellschaft im Rahmen des rechtlich Zulässigen anstelle des Aufsichtsrats bei sonstigen Rechtsgeschäften mit Vorstandsmitgliedern und entscheidet über die Zustimmung zur Bestellung von Prokuristen.

Nominierungsausschuss

Zuständigkeit: Der Nominierungsausschuss unterbreitet dem Aufsichtsrat unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben, der Vorgaben der Geschäftsordnung, der Empfehlungen des Kodex, des Anforderungs- bzw. Kompetenzprofils für den Aufsichtsrat und der für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele Vorschläge für geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für die Wahl als Anteilseignervertreter in den Aufsichtsrat durch die Hauptversammlung.

Vermittlungsausschuss

Zuständigkeit: Der Vermittlungsausschuss nimmt die in § 31 Abs. 3 Mitbestimmungsgesetz (MitbestG) genannten Aufgaben wahr, d. h., er unterbreitet dem Aufsichtsrat Vorschläge für die Bestellung von Vorstandsmitgliedern, falls im ersten Wahlgang die gesetzlich erforderliche Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen der Aufsichtsratsmitglieder nicht erreicht wird.

Übernahmeausschuss (bis 10.02.2025)

Zuständigkeit: Der Übernahmeausschuss wurde im September 2023 als temporärer Ausschuss eingerichtet und war für alle Fragen und Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Übernahmeangebot der Port of Hamburg Beteiligungsgesellschaft SE zuständig. Dies beinhaltete insbesondere die Vorbereitung und Entscheidung über die nach § 27 WpÜG abzugebende begründete Stellungnahme, die Entscheidung über die Zustimmung zum Abschluss der Zusammenschlussvereinbarung (Business Combination Agreement) mit der Bieterin sowie die Entscheidung über sonstige Beschlussfassungen, die ausschließlich oder überwiegend im Zusammenhang mit dem Übernahmeangebot (oder etwaigen konkurrierenden Angeboten) standen. Nach dem Vollzug des Übernahmeangebots und dem Abschluss der Zusammenschlussvereinbarung im November 2024 wurde der Ausschuss mit Wirkung zum 10. Februar 2025 aufgelöst.