Beschaffung und Lieferantenmanagement
Aufgabe und strategische Zielsetzung
Der HHLA-Konzerneinkauf ist als strategischer Partner im Konzern etabliert und erfüllt durch frühzeitige Einbindung in Beschaffungsvorhaben eine wertschöpfende Funktion. Er ist zentral in der Management-Holding in Hamburg organisiert und übernimmt die Beschaffung für den Großteil der inländischen Mehrheitsbeteiligungen. Darüber hinaus unterstützt und berät er die Konzerngesellschaften im Rahmen eines ganzheitlichen Warengruppen-, Lieferanten- und Vertragsmanagements, so dass die Anforderungen der internen Kunden an Service und Leistung bestmöglich erfüllt werden.
In enger Zusammenarbeit mit Betrieb und Technik werden zukunftsfähige Lösungen für den Konzern entwickelt. Die HHLA setzt dabei auf strategische und partnerschaftliche Kooperationen mit ausgewählten Geschäftspartnern. Ziel ist eine konsolidierte Lieferantenbasis, die sich durch höchste Wertschöpfung, beste Qualität und optimale Lebenszykluskosten auszeichnet. Neben den wirtschaftlichen Aspekten wird großer Wert auf eine nachhaltige Beschaffung gelegt, die mit der gewissenhaften Auswahl der Lieferanten startet. So weisen die Lieferanten in einem Qualifizierungsprozess mittels einer Selbstauskunft nach, dass sie die Qualitätsstandards der HHLA in den Bereichen Nachhaltigkeit, Compliance, Beschaffung und Arbeitsschutz erfüllen.
Warengruppen und Volumen
Beschaffungsvolumen
im HHLA-Konzern 2023: 332 Mio. €
Im Jahr 2023 verteilte sich das verantwortete Beschaffungsvolumen des HHLA-Konzerns in Höhe von rund 332 Mio. € (im Vorjahr: 376 Mio. €) auf die genannten Gruppen. Aufgrund eines hohen Anteils an Investitionsprojekten in den Geschäftsjahren 2022 und 2023 lag das Volumen deutlich über dem Schnitt der Vorjahre.
Das Portfolio umfasst ein breites Spektrum, das in drei Hauptwarengruppen eingeteilt wird. Dies sind die Bereiche technischer Einkauf, Baueinkauf sowie Informationstechnologie (IT) und indirekter Einkauf. Der technische Einkauf befasst sich mit der Beschaffung von Hafenumschlaggeräten und Energieerzeugnissen und deckt sowohl die Material- als auch die Dienstleistungsbeschaffung zur Instandsetzung und Instandhaltung der Anlagen und technischen Komponenten ab. Der Fachbereich Bau ist verantwortlich für die Warengruppen Hoch-, Tief- und Gleisbau sowie Facility-Management. Zu diesen Bereichen gehören neben den Projektsteuerungs- auch die Planungs- und Ingenieurleistungen sowie Wartungs- und Instandhaltungsleistungen. Zu den wesentlichen Beschaffungsleistungen des Fachbereichs IT und indirekter Einkauf zählen Software-, Hardware- und Telekommunikationsprodukte sowie Dienstleistungen wie Beratungs-, Marketing- und Personaldienstleistungen. Darüber hinaus deckt der Fachbereich die Beschaffung von Büromaterialien und Arbeitsschutzmaterial ab.
Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern
Bei der Auswahl der Partner wird neben wirtschaftlicher Stabilität, Qualität, Zuverlässigkeit und Innovationskraft ein Schwerpunkt auf die Themen Nachhaltigkeit und Compliance gelegt. So verpflichtet die HHLA Zulieferer und Dienstleister zur Einhaltung des Lieferantenkodex. Er umfasst die Aspekte Menschenrechte, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltschutz und Nachhaltigkeit sowie das Verhalten im Geschäftsumfeld. Der Lieferantenkodex wurde aufgrund der Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes in Teilen ergänzt und ist auch auf der Internetseite der HHLA verfügbar. HHLA-Lieferantenkodex
Um die aktuelle Fassung seitens der Lieferanten bestätigen zu lassen, wurde 2023 eine Serienbriefaktion gestartet. Vor der Änderung wurden knapp 80 % des Beschaffungsvolumens bei Lieferanten platziert, die sich zur Einhaltung der Regelungen verpflichtet bzw. gleichwertige Regelungen etabliert haben. Für die neue Fassung liegt der Anteil derzeit bei 80 % des Beschaffungsvolumens.
Insgesamt verteilte sich im Berichtszeitraum das Beschaffungsvolumen auf 1.936 aktive Lieferanten. Rund 25 % des beauftragten Volumens wurden bei Lieferanten platziert, die direkt aus Hamburg stammen. Rund 93 % des Beschaffungsvolumens verteilen sich auf Geschäftspartner in Deutschland, wobei anzumerken ist, dass vor allem im Bereich der Investitionsgüter und Ersatzteile im technischen Einkauf sowie im Bereich der IT-Dienstleistungen häufig mit Lieferanten kooperiert wird, die zwar über Standorte in Deutschland verfügen, aber zu internationalen Konzernen gehören. Im Jahr 2023 gehörte im technischen Einkauf die Hälfte der Lieferanten mit den höchsten Beschaffungsvolumina zu internationalen Konzernen, die dort 75 % des Volumens ausmachen. Grundsätzlich ist die Lieferantenstruktur stark abhängig vom jeweiligen Bedarf.
Auch die Bedeutung nachhaltiger Standards wächst stetig, was sich ebenso in der Gesetzgebung widerspiegelt. So trat 2023 das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz in Kraft. Das Gesetz regelt die Verantwortung von Unternehmen für die Einhaltung von Menschenrechten in globalen Lieferketten. Um einen wirksamen und angemessenen Prozess zu definieren und zu etablieren, hat die HHLA im Jahr 2022 ein Projekt mit den Fachbereichen Nachhaltigkeit, Einkauf und Compliance aufgesetzt. Externe Berater unterstützten das Projekt, in dessen Rahmen auch eine initiale Risikoanalyse durchgeführt wurde. Bei einer geringen Anzahl von Lieferanten und Dienstleistern wurden dabei potenzielle Risiken identifiziert. Infolgedessen wurden und werden definierte Maßnahmen zur Risikosenkung und -vermeidung im Konzern umgesetzt. Neben der Bestätigung des aktualisierten Lieferantenkodex gehören dazu u. a. die Verifizierung der erkannten Risiken und die konzernweite Einführung und Umsetzung des Konzepts.
Ein bereits bestehender Baustein im Rahmen des Lieferanten- und Risikomanagements ist ein Business-Partner-Screening, mit dessen Hilfe u. a. regelmäßig Einträge in verschiedenen Sanktionslisten geprüft werden. Die Erfüllung dieser Kriterien wird durch ein IT-basiertes Lieferantenmanagement nachgehalten. Dies ermöglicht zudem eine kontinuierliche Überprüfung des Erfüllungsgrads und der Lieferantenbasis.
Operative und strategische Schwerpunkte
Vor dem Hintergrund der schwierigen wirtschaftlichen Entwicklung lag 2023 neben dem Lieferantenmanagement ein besonderer Schwerpunkt auf dem Thema Bedarfs- und Kostenmanagement. Das Ausgabeverhalten bzw. Verbrauchsmuster wurde mengeninduziert streng geprüft und mit dem Ziel adaptiert, Leistungsumfänge und Verträge anzupassen und im Detail Transparenz über die Zahlungsverpflichtungen zu schaffen. So wurden durch engen Austausch mit den Fachabteilungen Bedarfe optimiert, alternative Vertrags- und Finanzierungsmodelle erarbeitet und liquiditätsfördernde Maßnahmen ergriffen.
Eine anhaltende Aufgabe besteht in der systematischen Weiterentwicklung der digitalen Prozesse, um den Aufwand für wiederkehrende Aktivitäten zu optimieren sowie die operativen und strategischen Prozesse bestmöglich zu unterstützen. Hierfür entwickelt der Bereich derzeit eine digitale Roadmap. Der Grundstein für diesen Transformationsprozess wurde mit der Einführung des neuen Katalogsystems gelegt, das seit 2021 in Betrieb ist und für das 2023 ein Release-Wechsel begonnen wurde, um weitere Optimierungspotenziale zu realisieren. So konnte die Automatisierungsquote bei den operativen Beschaffungsprozessen in den letzten Jahren konsequent gesteigert werden. Im Berichtszeitraum wurden 64,5 % aller Einkaufsprozesse vollautomatisiert abgewickelt (im Vorjahr: 61,2 %; 2021: 56,5 %). Dies trägt zur Straffung der Prozesse bei und sichert die Einhaltung der Prozessstandards. Darüber hinaus wurden in diesem Jahr Vorarbeiten vorgenommen, um das Vertrags- und Lieferantenmanagement weiter zu digitalisieren, auch in den Bereichen Risikomanagement und Nachhaltigkeit.
Aus strategischer Perspektive bleiben für den Einkauf die Themen Lieferanten- und Risikomanagement bestimmend. Vor dem Hintergrund des in Kraft getretenen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes und der Vorbereitung auf die Corporate Sustainability Reporting Directive („Nachhaltigkeitsberichterstattung“) oder Corporate Sustainability Due Diligence Directive („europäisches Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz“) wird es unerlässlich sein, für die Top-Waren- und Lieferantengruppen die Prozesse weiterhin konsequent zu strukturieren, um der wachsenden Bedeutung von Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung in der Geschäftswelt gerecht zu werden. Auch vor diesem Hintergrund bleibt die weitere Zentralisierung der Beschaffungsaktivitäten und damit die Abbildung der Konzernstandards im Fokus des Bereichs.