Angaben zu Unternehmensführungspraktiken
Konzernaufbau und Konzernsteuerung
Die HHLA AG fungiert als strategische Management-Holding des Konzerns. Das operative Geschäft wird im Wesentlichen durch in- und ausländische Tochtergesellschaften und Beteiligungen betrieben. Die Einhaltung der Vorgaben der Unternehmensführung wird durch unternehmensinterne Richtlinien sowie Regelungen in den Satzungen und Geschäftsanweisungen der Tochtergesellschaften und Beteiligungen sichergestellt. Die meisten Tochtergesellschaften verfügen zudem über einen eigenen Aufsichts- oder Beirat, der die jeweilige Geschäftsführung überwacht und beratend begleitet. Konzernstruktur
Governance-Systeme
Die HHLA verfügt über interne Kontroll-, Risiko- und Compliance-Management-Systeme, die der Größe des Unternehmens, dem Umfang seiner Geschäftstätigkeit und seiner Risikolage gerecht werden und auf das kontinuierliche und systematische Management unternehmerischer Risiken und Chancen ausgerichtet sind.
Governance-Systeme der HHLA
Konzeptioneller Aufbau und Überblick
Compliance
Die Einhaltung für die Unternehmenstätigkeit relevanter gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien (nachfolgend auch „Compliance“) wird bei der HHLA als wesentlicher Teil der Corporate Governance verstanden. Herzstück des Compliance-Management-Systems (CMS) der HHLA ist ein Verhaltenskodex, der übergeordnete Grundsätze zu besonders Compliance-relevanten Themen wie z. B. Verhalten im Wettbewerb, Vermeidung von Korruption, Diskriminierung und Interessenkonflikten sowie dem Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen und dem Datenschutz unterliegenden Daten formuliert. Der Verhaltenskodex wird ergänzt durch weiterführende Konzernrichtlinien, u. a. zu den Themen Korruptionsvermeidung und Verhalten im Wettbewerb. Weiterhin trägt ein konzernweites Business-Partner-Screening-System sowie ein Lieferantenkodex zur Reduktion von Compliance-Risiken bei. Die Funktion des Menschenrechtsbeauftragten (gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) wird aus dem Bereich Compliance wahrgenommen. www.hhla.de/compliance
Risikomanagementsystem und internes Kontrollsystem
Das Risikomanagementsystem (RMS) und das interne Kontrollsystem (IKS) sind Bestandteil des gesamten Planungs-, Steuerungs- und Berichterstattungsprozesses. Damit soll sichergestellt werden, dass die Unternehmensleitung geschäftsrelevante Risiken frühzeitig erkennt und Maßnahmen zur Gegensteuerung rechtzeitig einleiten kann.
Die interne Revision kontrolliert die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen und von Unternehmensstandards mit zielgerichteten Prüfungen und initiiert bei Bedarf angemessene Maßnahmen. Die für die Prüfung des Konzernabschlusses relevanten Teile des IKS werden zudem im Rahmen der Abschlussprüfung vom externen Wirtschaftsprüfer geprüft. Des Weiteren erfolgt im Rahmen der Konzernabschlussprüfung eine Beurteilung des Risikofrüherkennungs- und -überwachungssystems durch den externen Wirtschaftsprüfer.
Das Risikomanagementsystem und das interne Kontrollsystem des HHLA-Konzerns sind eingehend im Risiko- und Chancenmanagement dargestellt. Risiko- und Chancenmanagement
Erklärung zur Angemessenheit und Wirksamkeit der Governance-Systeme1
Vorstand und Aufsichtsrat der HHLA halten die eingerichteten internen Kontroll-, Risiko- und Compliance-Management-Systeme für angemessen und wirksam.
Im Rahmen der Tätigkeit der internen Revision, die turnusgemäß alle wesentlichen Geschäftsvorfälle überprüft, sind keine Anhaltspunkte bekannt geworden, die zu der Annahme veranlassen, dass
- diese Systeme der Corporate Governance (einzeln oder im Verbund betrachtet) in allen wesentlichen Belangen nicht im Einklang mit den deutschen rechtlichen Vorschriften stehen oder
- der Lagebericht insgesamt keine zutreffende Vorstellung von der Lage der Gesellschaft gibt oder
- die Risiken der künftigen Entwicklung nicht zutreffend darstellt.
Die Angemessenheit und Wirksamkeit wird zudem durch die externen Prüfungen der einzelnen Systembestandteile nach den entsprechenden IDW-Standards bestätigt. Das CMS wurde in der Berichtsperiode 2021 geprüft und für angemessen und wirksam befunden. Das RMS wurde in den Berichtsperioden 2022/2023 gemäß IDW PS 981 geprüft und für angemessen und wirksam befunden. Hinsichtlich des IKS werden die Dokumentations- und Überwachungsverfahren gegenwärtig an erweiterte regulatorische Anforderungen angepasst. Die Anpassungen werden voraussichtlich im März 2024 abgeschlossen. Die turnusmäßige Wirksamkeitsprüfung des IKS gemäß IDW PS 982 ist für das Geschäftsjahr 2024 vorgesehen.
1 Dieser Abschnitt beschreibt lageberichtsfremde Angaben und wurde im Rahmen der Jahres- und Konzernabschlussprüfung nicht geprüft.
Transparenz
Die zeitnahe Information der Aktionärinnen und Aktionäre und der interessierten Öffentlichkeit über wichtige Themen ist für die HHLA integraler Bestandteil guter Corporate Governance. Informationen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens sowie wesentliche Geschäftsereignisse erfolgen insbesondere durch die Finanzberichte (Geschäftsbericht, Halbjahresfinanzbericht und Quartalsmitteilungen), Analysten- und Bilanzpressekonferenzen, Analysten- und Pressegespräche, Presse- und ggf. Ad-hoc-Mitteilungen sowie in den Hauptversammlungen. Ein ständig nutzbares und aktuelles Kommunikationsmedium ist die Internetseite www.hhla.de , die alle relevanten Informationen in deutscher und englischer Sprache verfügbar macht. Neben Informationen zum HHLA-Konzern und zur HHLA-Aktie ist dort auch der Finanzkalender zu finden, der einen Überblick über wichtige Termine bietet. Darüber hinaus steht die Investor-Relations-Abteilung als Ansprechpartner für Fragen von Aktionären, Investoren und Analysten zur Verfügung.